Techník na zefektívnenie práce je neúrekom. Efektivita je zaklínacím slovom dnešnej doby. Možno preto, že okolo nás je tak veľa rušivých vplyvov, ktoré nás rozptyľujú. Ako s tým skoncovať? Vyskúšajte techniku pomodoro.
Zaslúžite si prestávky
Zdá sa vám, že by som mala začať tou efektívnou prácou a nie hneď riešiť prestávky? Naopak. Prestávky sú kľúčom k úspechu. Nikto od vás nemôže chcieť, aby ste boli sústredední a efektívni po celý deň. Už tá samotná predstava je taká vyčerpávajúca, že si radšej otvorím Facebook a pfff… Hodina času zmizla.
Prestávky pre nás predstavujú mentálnu vzpruhu a keď jednu vidíme na konci tunela, hneď sa nám lepšie pracuje. Podľa techniky pomodoro stačí, aby sme sa sústredili 25 minút, potom si zaslúžime prestávku. A to predsa zvládne každý.
Prišla mi správa. Nevadí, vybavím ju za 24 minút. 24 minút to určite počká. Napadlo mi, že by som mohla ísť umyť tanier z raňajok. (Áno, pracujem z domu). Ale ten tanier ešte 20 minút počká. Nemusím ísť hneď. Email? Počká. Zoradenie kníh podľa veľkosti? Počká. Prestávka je vlastne odsúvanie všetkých rozptýlení do jedného konkrétneho časového bloku, ktorý je na to vyhradený.
Naozajstné sústredenie
25 minút, ktoré trvá obdobie sústredenia na prácu (tzv. pomodoro), je zasvätených iba tej úlohe, ktorú som si na túto dobu vybrala. Všetko ostatné, čo mi v tom čase príde na um, si napíšem vedľa na papier. Venujem sa tomu cez prestávku alebo v čase, kedy je tomu venované samostatné pomodoro. Mne to funguje skvele. Predtým mi nenapadlo, že sa v práci rozptyľujem prácou, ale 15 rozrobených úloh ma na konci dňa nepotešilo.
Technika pomodoro ani nemôže byť jednoduchšia. Spočíva v tom, že najprv si sadnem a rozhodnem sa, na ktorej úlohe budem pracovať, potom mám 25 minút na prácu (pomodoro). Nasleduje 5 minút na prestávku. A opäť 25 minút na prácu. A to celkovo štyrikrát. Po štvrtom pomodore príde dlhá 30-minútová prestávka.
Dôležité je to, aby ste na začiatku pomodora mali zvolenú úlohu, na ktorej pracujete. V mojom prípade je to teraz písanie blogu. Zajtra venujem jedno pomodoro korektúre a zameraniu sa na SEO.
V prípade, že sa vám stane, že úlohu dokončíte skôr, zostávajúci čas pomodora máte venovať zhodnoteniu práve dorobenej úlohy a toho, čo ste sa v priebehu toho naučili. Prípadne ho zasväťte prípravou na ďalšie pomodoro/pomodorá. To znamená, že čas, ktorý vám zostane, nepatrí automaticky k prestávke, ale k sebareflexii a príprave.
Iba jedno pomodoro na Facebook
Pri niektorých úlohách mám iba jedno pomodoro na splnenie všetkých úloh. Napríklad pri správe sociálnych sietí a webových stránok. U oboch by som mohla stráviť hodiny a hodiny. Kto sa nikdy nezasekol na Facebooku?
Pokiaľ viem, že mám iba 25 minút a nič viac ako to, tak musím urobiť tie dôležité úlohy a nemôžem sa rozptyľovať. Sadnem si k tomu, odpoviem na komentáre, napíšem vlastné príspevky do relevantných skupín, skontrolujem, čo je nové. A koniec. Už dnes viac nie. Ak som si namiesto odpovedania na komentáre pozerala nové storky príspevky, tak viem, že je niečo zle. Budem to môcť urobiť až zajtra.
Samozrejme to bude pre každého inak. Niekto sa vie vyhnúť nástrahám Facebooku, ale strávi pol dňa na emaile alebo vyhľadávaním informácií. Vyhraďte si iba jedno pomodoro dopoludnia a jedno popoludní na e-mail (ak potrebujete dve). Zaveďte len jedno pomodoro na čítanie noviniek o tom, čo sa deje vo svete.
Je to jednoduché?
Áno aj nie. Myšlienka a pomôcky, ktoré k tejto technike potrebujete, sú naozaj jednoduché. Zakladateľ tejto metódy používal kuchynskú minútku, mne vo vyhľadávači beží budík a vždy, keď zdvihnem oči vidím, koľko času mi ešte zostáva (11:42). Takých webových stránok či aplikácií na mobil je veľa. Ja mám rada napríklad túto stránku. A potom potrebujete ešte papier a ceruzku na vytvorenie To-Do listu, teda zoznamu úloh, na ktorých chcete v ten deň pracovať, a tiež na zapisovanie rozptyľujúcich myšlienok, aby ste sa k nim mohli cez prestávku vrátiť.
Nie je to jednoduché v tom zmysle, že si to vyžaduje určitú pevnú vôľu. Musíte zvládnuť v priebehu pomodora nepodľahnúť rozptýleniu. (Ja som práve chcela odjesť trochu z raňajok a zistila som, že nemám lyžicu, ale nezdvihla som sa, aby som si pre ňu došla. Raňajky musia ešte 7:42 minúty počkať. To hladom asi neumriem.) A potom to vyžaduje pevnú vôľu, vrátiť sa po prestávke k práci. Budú chvíle, kedy vám 5 minút bude pripadať strašne krátka doba 🙂 ale bez návratu k práci celá technika stráca zmysel.
Alternatívy k pomodoro 25:5
To, že pre zakladateľa tejto techniky (Francesco Cirillo) boli najvhodnejšie intervaly po 25 minútach, neznamená, že to tak bude i pre vás. Každý sa zvláda sústrediť po inak dlhú dobu. Možno pre vás bude dávať zmysel začať s 15 minútovými intervalmi na prácu. Možno bude lepšie tú dobu predĺžiť na 40 minút. Alebo bude najlepšie prispôsobiť pomodoro času, za ktorý doperie práčka či doumýva umývačka riadu.
Pomodoro a Písanie Hravo
Okrem toho, že Pomodoro je úžasná technika pre vlastný time management, nebol by to náš blog, keby sme nespomenuli, ako sa dá využiť na naučenie sa písania všetkými desiatimi. 🙂 Po prvé, keď dokážete písať všetkými desiatimi, tak spomínaných 25 minút práce môžete využiť iba na prácu a nemusíte z toho obetovať čas na hľadanie písmeniek na klávesnici. Keď budete písať všetkými desiatimi, stihnete toho za tých 25 minút viac.
Zároveň je technika pomodoro vhodná aj pre všetkých, ktorí sa chcú zapojiť do kurzu Písanie Hravo a naučiť sa túto skvelú zručnosť. Ideálne je stráviť hraním približne pol hodiny denne, čo presne vychádza na jeden interval Pomodora. Takto sa písať všetkými desiatimi naučíte už za 10 hodín. To znamená, že ak hraniu venujete jedno nerušené Pomodoro denne, písať všetkými desiatimi budete vedieť už za mesiac.
Vyskúšajte si prvých 9 klávesov zadarmo. Uvidíte, či vám kurz Písanie Hravo vyhovuje a či chcete strojopis začleniť medzi zručnosti, ktoré zefektívnia váš pracovný život (rovnako ako pomodoro).
